Automatinis el. laiško atsakymas: ką galima parašyti?
Atostogos skirtos poilsiui, o ne nuolatiniam tikrinimui, kas naujo atkeliavo į el. paštą. Tačiau laiškai plaukia ir tada, kai mūsų nėra prie ekrano. Todėl automatinis el. laiško atsakymas tampa švelniu, bet labai naudingu būdu pasirūpinti komunikacija iš anksto.
Tai ne techninis formalumas. Tai Jūsų balsas, skambantis, kai esate nepasiekiami. Tad jis turėtų būti aiškus, šiltas ir atspindėti tai, kaip komunikuojate kasdien.
Besikreipiantys nori sužinoti vieną paprastą dalyką – kada sulauks atsakymo. Automatinis atsakymas leidžia iš anksto nubrėžti ribas ir suteikia gavėjui aiškumą, o Jums – ramybę nuo el. laiškų.
Ką parašyti?
Automatinio laiško tekstas turėtų būti trumpas, aiškus ir atitinkantis Jūsų norimą toną.
Svarbiausi elementai:
• Laikotarpis, kada būsite nepasiekiami.
• Kada planuojate atsakyti į laiškus.
• Kontaktas skubiems klausimams (jei tokį turite).
O jeigu trūksta kūrybiškumo, ką parašyti automatinio el. laiško atsakymo tekste, galite pasitelkite DI pokalbių robotus („ChatGPT“, „Gemini“ ar „Copilot“) ir susikurti išskirtinį el. laiško tekstą! Nusikopijuokite žemiau👇 pateiktą užklausą (angl. prompt), įklijuokite į pasirinktą DI pokalbių robotą ir į laužtinius skliaustus įrašykite savo informaciją:
UŽKLAUSA KOPIJAVIMUI:
Esi kūrybiškas tekstų rašytojas. Sukurk trumpą el. laiško tekstą, kuris bus naudojamas kaip atsakymas, kad esu ne darbo vietoje. Atostogausiu nuo [metai, mėnuo ir diena] iki [metai, mėnuo ir diena]. Neatidėliotinais ar skubiais atvejais kreipkitės į {vardas ir pavardė} adresu {el. pašto adresas}. Į teksto stilių įnešk humoro prieskonį susijusį su [šventėmis, kad aš po palme, vasaros atostogomis ir t.t.]. Pateik 5 variantus.
Šią užklausą galima adaptuoti pagal auditoriją ar pritaikyti sezoninėms šventėms (Kalėdoms, Velykoms, vasarai). Pateikus užklausą, DI sukurs kelis laiško teksto variantus. Pasirinkite labiausiai patikusį ir jį nusikopijuokite.
Kaip įjungti automatinį atsakiklį?
Kai tekstas jau parengtas, belieka techninis žingsnis – nustatyti atsakiklį el. pašto dėžutėje. Tai padaryti užtruksite kelias minutes, o aiškumo įnešite visam laikotarpiui, kol būsite nepasiekiami.
GMAIL automatinio atsakymo (el. laiško) nustatymas elektroninio pašto dėžutėje:
OUTLOOK automatinio atsakymo (el. laiško) nustatymas elektroninio pašto dėžutėje:
Kada praverčia automatinis el. pašto atsakymas?
Automatinis atsakiklis padeda ne tik atostogaujant. Jis padeda palaikyti aiškią komunikaciją tada, kai į el. paštu gautą informaciją reaguoti negalite taip greitai, kaip įprastai.
Naudinga, kai:
• Dirbate mažesniu tempu arba ribotu grafiku.
• Vedate renginį, mokymus ar dalyvaujate konferencijoje ir negalite tikrinti pašto realiu laiku.
• Keliaujate ir prie el. pašto prisijungti galite tik fragmentiškai.
• Norite nukreipti skubius klausimus kolegai arba atsakingam komandos nariui.
• Turite periodą, kai į laiškus atsakinėjate tik tam tikromis valandomis.
• Esate atostogose ir nenorite bendrauti el. paštu.
Svarbu nepamiršti, kad automatinis atsakymas gali kurti aiškumą tik tada, kai jis atitinka realią situaciją. Jeigu atostogų metu vis tiek planuojate atsakinėti į laiškus galite įnešti sumaišties. Iš pradžių laiško siuntėjas gauna automatinį atsakymą, kad esate nepasiekiami, bet po kelių minučių pateikiate jam atsakymą į siųstą laišką. Tai kuria dviprasmišką įspūdį ir trikdo lūkesčius. Todėl atsakiklį verta nustatyti tada, kai iš tiesų norite nubrėžti nebendravimo ribą.
Automatinis atsakymas veikia tarsi mažas pagalbininkas, kuris praneša:
„Aš grįšiu. Tiesiog ne dabar.“
Tai sumažina įtampą, nuramina besikreipiančius ir leidžia Jums dirbti ar ilsėtis be nuolatinio poreikio tikrinti el. pašto dėžutę.
Dabar belieka mėgautis atostogomis be el. laiškų ir leisti sau tikrai pailsėti 💛